سیستم های اطلاعاتی

سیستم های اطلاعاتی (IS) برای مدیریت عملکرد (PM) بسیار مهم هستند. سیستم های اطلاعاتی در تعریف ، اندازه گیری و نظارت بر معیارهای عملکرد و مقایسه آنها در برابر اهداف و معیارها کمک زیادی می کنند. این موضوعی است که شما باید در تمام بخش های امتحان خود آماده باشید. گزارش کنکور حاکی از آن است که دانش آموزان به طور مرتب از این منطقه از برنامه درسی غافل می شوند ، بنابراین حتماً در طول تحصیلات خود آن را بپوشانید.

نقش IS

سیستم های اطلاعاتی ستون فقرات یک شرکت مدرن هستند. IS امکان برقراری ارتباط ، فروش و بازاریابی ، مدیریت زنجیره تأمین ، تصمیم گیری ، مدیریت کارمندان ، بهبود فرآیند و موارد دیگر را فراهم می کند. پس از در نظر گرفتن ابزاری برای بهبود کارآیی ، اکنون منبع مهمی از مزیت رقابتی در نظر گرفته شده است.

به یک شرکت موفق که اخیراً در مورد آن خوانده اید یا با آنها تعامل داشته اید فکر کنید ، و احتمال دارد که شما همچنین می توانید به نمونه ای از نحوه استفاده از آن شرکت برای متمایز کردن خود از رقابت فکر کنید. شما احتمالاً می توانید فکر کنید که راهها روش آماده شدن برای امتحانات ACCA خود را تغییر داده است - ممکن است فیلم ها را تماشا کنید ، دوره های آنلاین را طی کنید و در انجمن های آنلاین شرکت کنید. علاوه بر این ، شما ممکن است از طریق تبلیغات هدفمند در رسانه های اجتماعی خود از این راه حل ها مطلع شوید.

ابتدا اطمینان حاصل کنید که با برخی از اصطلاحات اساسی در این زمینه برای امتحان PM خود آشنا هستید:

اینترنت در مقابل اینترانت

اصطلاح "اینترنت" شبکه جهانی رایانه ها و دستگاه هایی را که همگی با آدرس پروتکل اینترنت ("IP") مرتبط هستند ، توصیف می کند. من مطمئن هستم که شما با این موضوع آشنا هستید و به طور مرتب از آن برای مرور محتوا در وب استفاده می کنید ، به عنوان مثال ، خواندن این مقاله ، دسترسی به رسانه های اجتماعی و استفاده از بسیاری از برنامه های موجود در تلفن هوشمند خود.

"اینترانت" به زیر مجموعه ای از اینترنت اشاره دارد که از مردم مسدود شده و فقط در دسترس یک سازمان خاص است. به عنوان مثال ، یک دانشگاه ممکن است یک پورتال وب "خصوصی" داشته باشد که دانشجویان می توانند با نام کاربری و رمز عبور وارد سیستم شوند و سپس برنامه های خود را مشاهده کنند ، به تابلوهای پیام دانشجویی دسترسی پیدا کنند یا تکالیف خود را بارگذاری کنند.

شبکه های

"شبکه" گروهی از سیستم های رایانه ای است که با اتصالات فیزیکی و/یا بی سیم ارتباط برقرار می کنند. روتر WiFi که ممکن است در خانه خود داشته باشید با کابل فیزیکی به اینترنت متصل است و سپس به رایانه های موجود در خانه شما اجازه می دهد تا از طریق شبکه بی سیم که پخش می کند وصل شوند.

فناوری بی سیم

فناوری بی سیم منطقه ای سریع در حال رشد از فناوری است. همانطور که از نام آن پیداست ، به ارتباط بدون کابل اشاره دارد. علاوه بر این ، شما احتمالاً به طور مرتب با فناوری بی سیم در تعامل هستید. شما ممکن است هدفون ، ردیاب های تناسب اندام یا سایر دستگاه ها را با بلوتوث به تلفن هوشمند خود وصل کنید ، اتومبیل که شما رانندگی می کنید ممکن است از برچسب های فرکانس رادیویی (RFID) تعبیه شده بر روی اجزای جداگانه برای نظارت بر تاریخ نگهداری و تعمیر استفاده کند ، و شرکت حمل و نقل که بسته های خانه شما را ارائه می دهداحتمالاً از انواع این فناوری ها برای ردیابی بسته ها و نظارت بر عملکرد استفاده می کند.

دسته بندی های IS

اطمینان حاصل کنید که درک کرده و می توانید بین انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی تمایز قائل شوید. در حالی که آخرین تحولات در محاسبات ابری ، داشبورد عملکرد و داده های بزرگ اصطلاحات و مفاهیم جدیدی را به همراه دارد ، کلاسیک زیر ایده ها است که یک مکان شروع را تشکیل می دهد و برای امتحان PM شما نیاز به دانش است.

سیستم های پردازش معامله (TPS)

اینها سیستمهایی هستند که توسط کارکنان عملیاتی برای ضبط داده ها و کارآمدتر کردن فرآیندها ، بهبود صحت و به موقع اطلاعات استفاده می شود. داده ها در درجه اول فرکانس بالا و کوتاه مدت خواهند بود.

در سوپر مارکت محلی خود به سفرهای خرید خود در صندوقدار پایان می دهید ، هنگامی که مواد غذایی شما احتمالاً اسکن می شوند ، و پس از آن صورتحساب شما به طور خودکار محاسبه می شود. این یک نمونه کلاسیک از TPS است. داده های جمع آوری شده به سوپر مارکت کمک می کند تا یک رسید فروش دقیق را تولید کند و همچنین برای ردیابی موجودی و درک الگوهای خرید مشتری استفاده می شود.

خرده فروشان بزرگ اکنون از نرم افزار "Geo-Analytic" استفاده می کنند که با نظارت بر سیگنال WiFi تلفن هوشمند شما از روترهای مختلف ، حرکات شما را از طریق یک فروشگاه بزرگ ردیابی می کند. این نمونه دیگری از TPS است.

Starbucks در حال شروع به استفاده از ماشین های قهوه با تکنولوژی بالا در فروشگاه های خود است که اطلاعات را از طریق ابر در استفاده از دستگاه ، نگهداری و حتی ترجیحات مشتری ارتباط می دهند-این نمونه هایی از استفاده از پردازش معاملات ، داده های بزرگ و فناوری بی سیم است.

سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS)

اینها سیستمهایی هستند که برای تصمیم گیری ساختاری استفاده می شوند که به مدیران کمک می کند تا عملکرد را تجزیه و تحلیل کنند و تجارت را کنترل کنند. آنها عمدتاً به اطلاعات خلاصه و داخلی از عملیات موجود یک شرکت می رسند. این اطلاعات خلاصه ممکن است از TPS سازمان منتقل شده باشد. MIS ممکن است به مدیر یک سوپر مارکت برای نظارت بر سطح موجودی و تعیین نیازهای مرتب سازی کمک کند. سودآوری محصول را برای تعیین چگونگی تخصیص فضای کف و چه محصولاتی به سهام و تنظیم برنامه های پرسنلی بر اساس دوره های شلوغ ، درک کنید.

یک MIS مدرن می تواند به انواع مختلفی از داده ها از جمله استفاده از داده های بزرگ و ارائه این اطلاعات در زمان واقعی و با تجسم دسترسی پیدا کند. یک شرکت تجارت الکترونیکی ممکن است یک مدیر فروش را ایجاد کند که نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مانند "بازدید سایت به نسبت خرید ،" وضعیت فروش منطقه ای "یا" فروش توسط کانال ".

سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)

اینها سیستمهایی هستند که به مدیران ارشد کمک می کنند تا عملکرد سازمانی را تجزیه و تحلیل کنند ، روندها را مشاهده کنند و با تصویری کاملاً خلاصه از تجارت تصمیم بگیرند. EIS نه تنها از اطلاعات داخلی استفاده می کند بلکه اطلاعات خارجی را نیز مانند اطلاعات مربوط به بازارهایی که شرکت در آن فعالیت می کند ، به ارمغان می آورد. EIS مدرن گاهی اوقات به عنوان "داشبورد" گفته می شود ، جایی که KPI های مهم با نمودارها ، جداول و سایر ابزارهای گرافیکی ارائه می شوند و به مدیر کمک می کنند تا عملکرد را تجسم کند.

در ادامه با مثال سوپر مارکت ما ، یک مدیر ارشد ممکن است از یک داشبورد مدیریت عملکرد استفاده کند که فروش یا سودآوری مناطق مختلف را با استفاده از نمودار نشان می دهد که عملکرد را در طول زمان نشان می دهد. به عنوان مثال ، این اطلاعات ممکن است از برنامه های گسترش استراتژیک که ممکن است شرکت در نظر بگیرد پشتیبانی کند. EIS همچنین ممکن است عناوین خبری درباره این شرکت از منابع خارجی ، قیمت سهم شرکت و خلاصه ای از بازخورد مشتری را نشان دهد.

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

این اصطلاح سیستمی را توصیف می کند که در آن بسیاری از کارکردهای متنوع تجاری یک شرکت ، مانند منابع انسانی (HR) ، فروش ، تولید و زنجیره تأمین ، تحت یک سیستم بانک اطلاعاتی ادغام می شوند. SAP نمونه ای از چنین نرم افزاری است.

یک شرکت هواپیمایی را در نظر بگیرید: 20 سال پیش ، شرکت هواپیمایی ممکن است سیستم های IT جداگانه ای برای رزرو مسافر ، حسابداری و HR داشته باشد. اکنون ، SAP یک محصول ERPS خاص را برای صنعت هواپیمایی ارائه می دهد که فرایندهای تجاری مانند مدیریت سوخت ، مدیریت عملکرد مسیر ، پذیرایی ، نگهداری هواپیما ، بازخورد مشتری در زمان واقعی و رزرو مستقیم پرواز را در زیر یک سیستم متحد ادغام می کند. این اجازه می دهد تا اطلاعات بین کلیه کارکردهای تجاری جریان یابد و ارتباط با ذینفعان خارجی مانند تأمین کنندگان و مشتریان را تسهیل کند. چنین ابزاری کنترل ، تجزیه و تحلیل داده ها و مدیریت عملکرد را تا حد زیادی افزایش می دهد ، زیرا KPI های بسیاری از عملکردهای تجاری را می توان در یک داشبورد کنترل کرد.

ERPS همچنین شیوه های حسابداری مدرن مانند هزینه مبتنی بر فعالیت را قادر می سازد ، زیرا شناسایی استخرهای هزینه و رانندگان هزینه آسان تر خواهد بود.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRMS)

نرم افزار CRM (که می تواند به عنوان یک ماژول در ERP ها نیز موجود باشد) نرم افزاری است که با متمرکز کردن ارتباطات مشتری ، خرید تاریخچه ، پیشرو در فروش و موارد دیگر به یک پایگاه داده کمک می کند. این به تیم فروش یک شرکت کمک می کند تا تولید کننده تر شود ، ارتباطات ، اتوماسیون فرآیندها را بهبود بخشد و عملکرد فروش را اندازه گیری کند.

یک شرکت خرده فروشی ممکن است از CRMS و اطلاعات کارت وفاداری مشتری استفاده کند تا به طور خودکار به مشتریان در مورد پیشنهادات خاص که ممکن است به آنها علاقه مند باشند ایمیل کنند یا یک کمپین تبلیغاتی هدفمند رسانه های اجتماعی را هدایت کنند.

اگر تا به حال با استفاده از آمازون یا سایر شرکتهای تجارت الکترونیکی مدرن چیزی خریداری کرده اید ، احتمالاً بخش هایی را در وب سایت دیده اید که می گویند "برای شما توصیه شده است" یا "افراد دیگر نیز خریداری کرده اند ..." محتوای موجود در این بخش ها ناشی از آن استسابقه خرید شما و این ویژگی ها توسط عملکرد CRM هدایت می شود.

روندهای جدید

خروجی یک MIS که می تواند در رایانه ، رایانه لوحی یا تلفن هوشمند مشاهده شود ، اغلب به عنوان "داشبورد" گفته می شود. سریع می رویم؟ "،" چقدر سوخت داریم؟ "،" آیا موتور در دمای مناسب کار می کند؟

ابزارهای جدید به آسانی در دسترس هستند، مانند Microsoft Business Intelligence، که امکان ایجاد داشبوردهای بسیار سفارشی شده برای تصمیم گیرندگان در تمام سطوح یک شرکت را فراهم می کند، با استفاده از انواع داده ها (داخلی، خارجی، مالی، غیر مالی)،برای ایجاد معیارهای عملکرد سفارشی برای هر سازمان.

منبع اطلاعات

یک شرکت منابع اطلاعاتی زیادی برای استفاده دارد که به طور سنتی می توان آنها را به عنوان داخلی در مقابل خارجی طبقه بندی کرد. منبع اطلاعات داخلی آسان تر است، در حالی که کسب اطلاعات خارجی می تواند چالش برانگیزتر باشد. اطلاعات خارجی به ویژه برای برنامه ریزی استراتژیک مفید است، زمانی که یک شرکت نیاز به در نظر گرفتن سهم بازار، روندهای صنعت و رفتارهای مشتری دارد.

منابع داخلی می تواند شامل سوابق حسابداری و تولید شرکت، سوابق منابع انسانی، ترافیک وب سایت و داده های مرکز تماس باشد. اطلاعات به دست آمده از این منابع می تواند شرکت را قادر به درک سودآوری محصول، کارایی تولید و استفاده کارکنان کند. خرده فروشی که رفتار خرید مشتری را با اطلاعات CRMS خود تحلیل می کند، از اطلاعات داخلی استفاده می کند.

منابع خارجی اطلاعات از محیطی می آیند که یک شرکت در آن فعالیت می کند و برای مثال می تواند شامل وب سایت های رقیب، رسانه های اجتماعی، آژانس های رتبه بندی اعتباری و اخبار اینترنتی باشد. شرکتی که بازخورد سایت های رسانه های اجتماعی را تجزیه و تحلیل می کند و از تحقیقات اینترنتی برای شناسایی بخش های مشتریان جدید استفاده می کند، از اطلاعات خارجی استفاده می کند.

هزینه در مقابل سود

شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که سود دریافتی از اطلاعات مدیریت از هزینه های به دست آوردن آن اطلاعات بیشتر است. به عنوان مثال، پیاده سازی یک ERPS می تواند مزایای بسیاری مانند بهبود هوش تجاری، روش های ساده، بهره وری بهبود یافته و هزینه کمتر به ازای هر تراکنش حسابداری را به همراه داشته باشد.

با این حال، چنین سیستمی هزینه هایی نیز دارد. نرم افزار، سخت افزار، تست و سایر هزینه های پیاده سازی جدید، و همچنین اختلالات احتمالی در روال کاری افراد و نیاز به غلبه بر مقاومت در برابر تغییر، متحمل خواهد شد.

کنترل بر IS

شما باید اطمینان حاصل کنید که در مورد کنترل های زیر بر روی سیستم های اطلاعاتی برای آزمون مدیریت عملکرد خود، دانش کاری دارید:

کنترل های فیزیکی

اینها کنترل هایی هستند که از دسترسی فیزیکی افراد غیرمجاز به سیستم های رایانه ای جلوگیری می کنند. درهای قفل شده، شناسه های تصویری و دوربین های امنیتی نمونه هایی از کنترل های فیزیکی هستند.

کنترل های منطقی

هنگامی که شخصی به یک سیستم رایانه ای دسترسی فیزیکی بدست آورد ، سطح بعدی امنیت کنترل منطقی خواهد بود. رمزهای عبور و حقوق دسترسی نمونه هایی از کنترل های منطقی هستند.

کنترل های اداری

کنترل های اداری مواردی هستند که برای تأثیرگذاری بر رفتار مردم نسبت به سیستم ها و شیوه ها طراحی شده اند. آموزش و گواهینامه های فناوری اطلاعات ، اجرای رویه های جدید و سیاست های نظم و انضباط نمونه هایی از کنترل های اداری است.

ضد ویروس

بیشتر کاربران رایانه با ویروس ها آشنا خواهند بود: نرم افزاری که عمداً برای آسیب رساندن به رایانه یا داده های شما ایجاد شده است. بدافزار (نرم افزار مخرب) به عنوان گروه اصلی برای ویروس ها ، تروجان ها و کرم ها و غیره در نظر گرفته می شود. در حالی که این یک موضوع پیچیده است که به سرعت تکامل می یابد ، ایده نرم افزار ضد ویروس مستقیم است: این نرم افزار برای جلوگیری از ، تشخیص طراحی است، و ویروس ها را بردارید. شما به احتمال زیاد هر دو نرم افزار ضد ویروس و فایروال را در رایانه شخصی خود اجرا خواهید کرد.

دیواره آتش

این اصطلاح برای اولین بار برای توصیف یک دیوار فیزیکی در یک ساختمان که آتش سوزی را در خود نگه می دارد استفاده شد. IS ، نوعی کنترل را توصیف می کند که از دسترسی به رایانه یا شبکه رایانه ای جلوگیری می کند. از فایروال برای کنترل جریان داده ها بین یک منبع خارجی مانند اینترنت و یک شبکه داخلی به منظور محافظت از آن در برابر تهدیدهای مخرب استفاده می شود. این امر با استفاده از قوانین کنترل دسترسی که آدرس های منبع و مقصد IP و پورت های مورد استفاده برای اتصال را تعریف می کند ، این کار را می کند. شرکت شما احتمالاً از فایروال برای دور نگه داشتن هکرها از شبکه های رایانه ای خود استفاده می کند و اگر از سیستم عامل ویندوز استفاده می کنید ، عملکرد فایروال وجود دارد.

محافظت اضافی را می توان با استفاده از سیستم تشخیص نفوذ (IDS) و سیستم پیشگیری از نفوذ (IPS) انجام داد که بسته داده های وارد شده به شبکه را مورد بازرسی قرار می دهد و آن را با لیستی از امضاهای داده های تأیید شده و شناخته شده مقایسه می کند تا مشخص شود که آیا داده های موجوددر داخل بسته خطرناک یا مخرب شناخته شده است.

اعتبار سنجی

اعتبار سنجی نوع گسترده ای از کنترل است که برای اطمینان از صحت و نه امنیت داده ها استفاده می شود. هنگامی که روز تولد خود را با فرم وب وارد می کنید ، معمولاً از شما خواسته می شود تاریخ ، ماه و سال را از منوهای Pulldown یا با کلیک بر روی یک ابزار تقویم انتخاب کنید. علاوه بر این ، شما احتمالاً مجاز نیستید که اگر قسمت تولد را خالی بگذارید ، به مرحله بعدی کارهایی که انجام می دهید بروید. این دو نمونه از اعتبار سنجی است - اولین کنترل شما را مجبور می کند تا یک تاریخ معتبر وارد کنید و دوم تضمین می کند که زمینه را خالی نکنید.

رمز

این یک کنترل است که به موجب آن داده های شما به شکلی رمزگذاری می شود که رمزگشایی افراد را برای افراد بسیار دشوار می کند و در صورت دسترسی به آن از داده های خود استفاده می کند. درایوهای فلش اغلب با نرم افزار رمزگذاری شامل می شوند. این مانع از بین رفتن درایو فلش نمی شود ، اما اگر به دست اشتباه بیفتد ، از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کند.

امنیت شماره گیری

این یک نوع کنترل قدیمی است که از دوره شبکه شماره گیری ناشی می شود که کاربران رایانه اغلب از یک خط تلفن فیزیکی برای دسترسی به اینترنت استفاده می کردند. این سیستم با تماس با کاربر در خط تلفن از پیش تعیین شده کار می کند تا اطمینان حاصل شود که دسترسی از یک مکان مجاز اعطا می شود.

توافق نامه های محرمانه

این نمونه ای از یک کنترل اداری است که مسئولیت ها ، وظایف و مجازات های احتمالی کارمندان را از نظر اطمینان از حفظ داده های خصوصی ، ایمن و با خیال راحت از بین می برد. توافق نامه های محرمانه معمولاً در بسیاری از شرکت های بزرگتر مورد استفاده قرار می گیرد.

نتیجه

سیستم های اطلاعاتی در حال تبدیل شدن به یک جنبه مهم و مهم در مدیریت عملکرد هستند. اگر هنوز کار نمی کنید ، دانش در این زمینه به اشتغال شما می افزاید و اگر در حال حاضر هستید به پیشرفت سریعتر در حرفه خود کمک می کنید. ACCA این اهمیت را تشخیص می دهد به همین دلیل بخش مهمی از برنامه درسی PM شما است - حتماً این منطقه را که اغلب نادیده گرفته می شود مطالعه کنید و در امتحان PM آینده خود آماده باشید.

نوشته شده توسط استیو ویلیس ، مربی امور مالی و حسابداری