نحوه ایجاد یک جدول زمانی پروژه ساده و مؤثر در شش مرحله

یادداشت تحریریه: ما از لینک های شریک در مشاور Forbes یک کمیسیون کسب می کنیم. کمیسیون ها بر نظرات یا ارزیابی های ویراستاران ما تأثیر نمی گذارد.

گتی

بیشتر ما برای ماندن در بالای تاریخ های مهم ، از روزهای تولد تا جلسات ، به نوعی سیستم تقویم متکی هستیم. این که آیا شما یک سیستم آنلاین تعاملی را ترجیح می دهید یا یک برنامه ریز کاغذ کلاسیک ، داشتن یادآوری بصری از آنچه در حال آمدن است ، به شما اطمینان می دهد که هیچ چیز از بین ترک ها نمی رود.

ساختن یک جدول زمانی پروژه با ایجاد یک جریان پروژه سازمان یافته ، از ابتدا تا انتها ، بر این اصول تقویم بنا شده است.

و در حالی که اجرای یک جدول زمانی بسیار ساده به نظر می رسد ، پس از شروع تحقیق ، گزینه ها ممکن است احساس غرق شدن کنند. ما استرس را از بین می بریم و مراحل ایجاد یک جدول زمانی ساده پروژه ، بدون نیاز به زنگ یا سوت های اضافی را تجزیه می کنیم.

از 10 دلار ماهانه برای هر کاربر

زوم ، لینکدین ، خشت ، Salesforce و موارد دیگر

از طریق وب سایت دوشنبه.com

بله ، برای یک عضو

5 دلار در هر عضو در هر ماه

Slack ، Microsoft Outlook ، HubSpot ، Salesforce ، به موقع ، Google Drive و موارد دیگر

در وب سایت Clickup

از ماهانه 9. 80 دلار برای هر کاربر

Google Drive ، Microsoft Office ، Dropbox و موارد دیگر

از طریق وب سایت امن Wrike

جدول زمانی پروژه چیست؟

جدول زمانی پروژه یک نقطه مرجع بصری است که به تیم ها امکان می دهد جریان مراحل لازم برای تکمیل یک پروژه را به موقع درک کنند. این یک مرور کلی از کلیه کارهای مورد نیاز ، همراه با تکالیف ، سطح اولویت و نقاط عطف آنها را ارائه می دهد.

داشتن یک ، مهم نیست که چقدر ساده باشد ، مدیریت و کارآیی بهینه را امکان پذیر می کند.

مزایای یک جدول زمانی پروژه

ایجاد یک جدول زمانی برای پروژه ها با هر اندازه می تواند مزایای قابل توجهی برای هر یک از اعضای تیم شما ایجاد کند. داشتن برنامه ای برای مراجعه به هر زمان که همه چیز تیره و تار شود ، به همه اجازه می دهد تا در کار خود بمانند و تا حد ممکن کار کنند.

یک جدول زمانی پروژه تضمین می کند که مهلت ها برآورده می شوند ، و این که کل تیم متحد هستند و با هم به سمت یک هدف مشترک همکاری می کنند.

جدول زمانی همچنین به رهبران تیم امکان پیگیری پیشرفت و جهت محوری را در صورت لزوم در اختیار رهبران تیم قرار می دهد. و از آنجا که هیچ کس نمی خواهد خرد شود ، یک جدول زمانی پروژه فضا و انعطاف پذیری را برای اعضای تیم فراهم می کند تا هنگام انجام کارها با سرعت خود کار کنند.

انواع مختلفی از ابزارهای مدیریت رایگان و پرداخت شده در دسترس است که ویژگی های زمانبندی پروژه را ارائه می دهد. Trello ، Asana و دوشنبه. از آنجا که کارمندان همچنان از راه دور کار می کنند ، استفاده از یک پلتفرم آنلاین می تواند به سازمان یافته و حفظ توزیع بار کاری متعادل ، حتی از دور ، کمک کند.

در حالی که سازماندهی با کمک یک برنامه نرم افزاری می تواند مفید باشد ، اغلب برای برخی از پروژه ها بیش از حد است. اگر یک تیم کوچکتر دارید یا به سادگی ترجیح می دهید چیزها را ساده نگه دارید ، یک مایکروسافت اساسی یا Google Doc امکان اشتراک و همکاری را ارائه می دهد. اگر به صورت حضوری در یک مطب مشغول به کار هستید ، ممکن است پروژه های طوفان مغزی و تشریح پروژه های روی تخته سفید ممکن است راه حل بهینه برای گروه شما باشد.

هیچ سیستم اثبات شده ای وجود ندارد که یک جدول زمانی موفق پروژه را تضمین کند ، بلکه چندین فرصت است که ممکن است مناسب باشد. کدام گزینه را انتخاب می کنید به چندین عامل از جمله بودجه ، اندازه پروژه ، آرایش تیم شما و تعداد قطعات متحرک برای پیگیری بستگی دارد.

انتخاب روش "بهترین" نباید تمرکز شما باشد ، بلکه اجرای یک استراتژی است که هم برای همه شهودی و هم مؤثر باشد. پیشنهاد می کنیم این شش مرحله را برای ایجاد یک جدول زمانی پروژه ساده و موفق دنبال کنید.

مرحله 1: یک پروژه مختصر ایجاد کنید

شما به احتمال زیاد قبلاً یک زباله بزرگ مغزی را تکمیل کرده اید که شامل هر جزئیات ممکن در مورد پروژه مانند توضیحات ، اهداف ، چالش های احتمالی ، هزینه های بالپارک و مهلت های تخمین زده شده است. یک مختصر پروژه شما را ملزم به ویرایش این اطلاعات در خلاصه ای می کند که تمام نکات مهم را لمس می کند ، در حالی که به اندازه کافی برای بررسی سریع نیز کوتاه است.

این خلاصه به عنوان یک مرجع برای هر مدیران ، سرمایه گذاران یا مشتریانی که می خواهند به سرعت بررسی این پروژه را درک کنند ، خدمت می کند.

عناصر مختصر پروژه

• توضیحات پروژه و هرگونه اطلاعات مربوط به پس زمینه
• نقاط عطف و برنامه های مدیریتی
• اهداف پروژه
• اهداف پروژه ، مانند مخاطب هدف یا نتایج مورد نظر

مرحله 2: دامنه پروژه را سازماندهی کنید

برای دستیابی به تکمیل پروژه موفق ، تمام مراحلی را که باید انجام شود ، بررسی و لیست کنید. فرقی نمی کند این مراحل چقدر بزرگ باشند ، زیرا در مرحله بعد می خواهید آنها را به کارهای قابل کنترل تقسیم کنید.

به عنوان مثال ، اگر یک هدف پروژه شما "به روزرسانی وب سایت مشتری" است ، این مرحله را می توان به کارهای کوچکتر مانند:

• وب سایت مشابه را برای الهام بخش تحقیق کنید
• حسابرسی کامل از وب سایت فعلی
• عناصر و عکس های جدید طراحی را منبع کنید
• از ابزارهایی برای بهینه سازی سئو استفاده کنید

شکستن این زیرمجموعه ها به شما امکان می دهد تکالیف ساده تری را انجام دهید زیرا می توانید ببینید که موارد اولویت دار کدامند.

مرحله 3: زمان هر کار را تخمین بزنید

هنگامی که تعیین کردید چه کسی هر مرحله را تکمیل خواهد کرد، باید تخمینی از مدت زمان انجام آن کار انجام دهید. برای حفظ یک جدول زمانی پروژه موفق، مهم است که زمان معقولی را اختصاص دهید، در حالی که زیاد تخمین زده نشود.

تخمین کار به روز رسانی وب سایت ممکن است به شکل زیر باشد:

• برای الهام گرفتن در وب سایت مشابه تحقیق کنید - 6 ساعت
• ممیزی کامل وب سایت فعلی - 2 روز
• منبع عناصر طراحی جدید و عکس ها 1 هفته
• از ابزارهایی برای بهینه سازی سئو استفاده کنید 4 روز

مرحله 4: وابستگی های وظیفه را تعریف کنید

وقتی شروع به تخصیص وظایف می کنید، احتمالاً بسیاری اجازه کار همزمان را می دهند و هر یک از اعضای تیم را به طور مستقل مشغول نگه می دارند. با این حال، به ناچار، پروژه به نقطه ای خواهد رسید که برخی از مراحل به تکمیل مراحل دیگر بستگی دارد.

در دراز مدت در زمان شما صرفه جویی می کند تا وابستگی های احتمالی را قبل از شروع هر کاری ترسیم کنید. انجام این کار به زمان کافی برای تکمیل هر مرحله اجازه می دهد و به جلوگیری از عقب افتادگی کمک می کند. همچنین می خواهید در صورتی که فردی منتظر انجام یک کار باشد، به اعضای تیم هشدار دهید تا بتوانند بر اساس آن برنامه خود را برنامه ریزی کنند.

مرحله 5: نقاط عطف را یادداشت کنید

اکنون که تخمین ها و وابستگی های زمان کار شما مشخص شده است، می خواهید سیستمی برای نظارت بر پیشرفت داشته باشید. ایجاد نقاط عطف در ابتدا یا انتهای هر مرحله به اعضای تیم اجازه می دهد تا مراحل یک پروژه را ارزیابی کنند. نقاط عطف می توانند تاریخ، رویدادها یا موارد قابل تحویل خاص باشند - هر چیزی که راهی مشخص برای ردیابی پیشرفت ارائه می دهد.

این نقاط عطف به عنوان نقاط بازرسی مهم عمل می کنند، به خصوص اگر روی پروژه ای با چندین فاز مختلف کار می کنید. آنها ضرب الاجل نیستند، بلکه پیروزی های کوچکی هستند که نشان دهنده پیشرفت و حرکت به سمت هدف نهایی هستند.

مرحله 6: جدول زمانی پروژه را بسازید

مرحله نهایی در ایجاد جدول زمانی پروژه، ساخت رسمی آن است. این قسمتی است که در آن می توانید یکی از پلتفرم های مدیریت پروژه را انتخاب کنید، از یک الگوی از پیش ساخته شده استفاده کنید یا یک صفحه گسترده مشترک ساده ایجاد کنید. آنچه شما تصمیم می گیرید باید در نهایت به انتخاب بهترین روش برای پروژه و تیم شما بستگی داشته باشد.

با انتخاب یک بازه زمانی - روزها ، هفته ها ، ماهها شروع کنید ، هرچند که مدت طولانی تعیین کرده اید که این پروژه به اتمام برسد. سپس بر اساس اولویت ، برآورد زمان و وابستگی آنها ، اضافه کردن کارها و مراحل را شروع کنید.

در مرحله بعد ، نقاط عطف را نشان می دهد که امکان پیگیری پروژه را فراهم می کند. هیچ شماره مشخصی برای تعداد زیادی از پروژه ها وجود ندارد ، اما به دلیل اینکه آنها به عنوان نماهای بزرگ طراحی شده اند ، از تعداد زیادی استفاده می کنند.

مثال پروژه پروژه

استراتژی های بسیاری وجود دارد که مدیران پروژه می توانند از آنها برای ایجاد جدول زمانی پروژه استفاده کنند. در اینجا نمونه ای از روش نمودار گانت ، جایی که وظایف به صورت زمانی انجام می شود به گونه ای که به راحتی می توان دید که کدام عناصر با هم همپوشانی دارند و تا زمان انجام کارهای قبلی نمی توانند شروع شوند.

جدول زمانی پروژه

مدیریت پروژه و ایجاد جدول زمانی ممکن است در ابتدا بسیار زیاد به نظر برسد ، اما با دنبال کردن مراحل فوق ، تیم خود را با یک راهنمای ساده ارائه می دهید که دقیقاً آنچه را که همه در آن مسئولیت دارند ، بیان می کند. مهم نیست که این قالب ، داشتن یک طرح بصری امکان استقرار ، همکاری و کارآیی بهینه شده را فراهم می کند.

سوالات متداول

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

برای تعیین بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ، ما چندین ابزار را بر اساس سهولت استفاده ، هزینه برای سازمان شما ، پشتیبانی مشتری هر شرکت و همچنین ویژگی های ویژه رتبه بندی کردیم.

Wrike انتخاب برتر ما بود. این مقام برتر را کسب کرد زیرا برای شرکت ها و تیم های هر اندازه کار می کند. Airbnb ، Google و Dell All Trust Wrike برای کمک به مدیران پروژه خود. Wrike همچنین به تیم ها اجازه می دهد تا گردش کار سفارشی ایجاد کنند ، جدول زمانی را با نمودارهای تعاملی و گزارش دهی تنظیم کنند و یک نمایش بصری بسازند که پیشرفت هر پروژه را در زمان واقعی نشان می دهد.

از دیگر ابزارهای بسیار با رتبه مدیریت پروژه شامل آسانا ، دوشنبه و Highgear است.

آیا جدول زمانی پروژه انعطاف پذیر است؟

جدول زمانی پروژه به منظور کمک به شما در مدیریت پروژه خود طراحی شده است ، اما وقتی همه چیز طبق برنامه پیش نمی روند ، ابزارهای مفیدی هستند. از آنجا که شما کارگروه در تشریح مراحل و نقاط عطف را انجام داده اید ، تنظیم یا محوری در صورت لزوم بسیار ساده تر می شود.

بهترین نرم افزار Timeline Project برای استفاده چیست؟

شما می توانید گزینه های نرم افزاری مدیریت پروژه مورد علاقه ما را مرور کنید ، اما ابزاری که در نهایت انتخاب می کنید به ترجیح شخصی می رسد. قبل از تصمیم گیری باید عواملی مانند قیمت گذاری ، سهولت استفاده و هر ویژگی مورد نیاز اضافی را در نظر بگیرید.

چه زمانی باید یک جدول زمانی پروژه ایجاد شود؟

واقعاً هیچ پروژه ای (حتی کوچک) وجود ندارد که از داشتن یک جدول زمانی بهره مند شود. این که آیا شما یک سولپنر هستید که تمام کارها را خودتان یا یک تیم بزرگ با بسیاری از قطعات متحرک انجام می دهید ، یک جدول زمانی به همه کمک می کند تا در مسیر خود بمانند و مهلت های خود را ملاقات کنند.